Opatření děkana č. 17/2021
Oběh účetních a neúčetních dokladů, podpisové vzory
Část I
Čl. 1
Základní vymezení působnosti
1. Toto opatření upravuje ve smyslu zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění (dále jen „zákon o účetnictví“) povinnost účetní jednotky vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.
2. K naplnění povinností vyplývajících ze zákona o účetnictví se také použijí kontrolní metody a kontrolní postupy předepsané zák. č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, v platném znění (dále jen „zákon o finanční kontrole“) a vyhláškou č. 416/2004 Sb., v platném znění, kterou se provádí zákon o finanční kontrole.
3. Toto opatření formalizuje postup, kterým každý účetní doklad na 2. lékařské fakultě Univerzity Karlovy (dále jen „2. LF UK“) prochází od okamžiku plánování, přípravy, vyhotovení, ověření, po zaúčtování až do okamžiku jeho archivace. Spolu s podpisovými vzory vymezuje odpovědnost za předběžnou řídicí kontrolu. Dále vymezuje oprávnění a povinnosti jednotlivých určených zaměstnanců a jejich odpovědnost za ověření věcné a formální správnosti příslušného účetního případu, za jeho nařízení a za zaúčtování účetních dokladů s účetním případem souvisejících.
Část II
Základní pojmy
Čl. 2
Výklad pojmů
Správné účetnictví – účetnictví je správné, jestliže účetní jednotka vede účetnictví tak, že to neodporuje zákonu o účetnictví a ostatním právním předpisům, ani neobchází jejich účel.
Úplné účetnictví – účetnictví je úplné, jestliže účetní jednotka zaúčtovala v účetních knihách všechny účetní případy v účetním období.
Průkazné účetnictví – účetnictví je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy jsou průkazné a účetní jednotka provedla inventarizaci.
Srozumitelné účetnictví – účetnictví je srozumitelné, jestliže umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit obsah účetních případů s použitím metod uvedených v § 4 odst. 8 zákona o účetnictví a obsah účetních záznamů s použitím nástrojů uvedených v § 4 odst. 10 zákona o účetnictví.
Trvalost účetních záznamů – účetnictví je vedeno způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů, jestliže účetní jednotka je schopna plnit povinnosti spojené s jejich úschovou a zpracováním po dobu stanovenou zákonem o účetnictví.
Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat náležitosti stanovené v části II, čl. 4, odst. 4.1 tohoto opatření.
Kontrolními metodami a kontrolními postupy se zajišťuje ochrana veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům způsobených zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností.
Schvalovací postupy předběžné řídicí kontroly zajišťují prověření podkladů připravovaných operací nebo v případech zjištění nedostatků pozastavení těchto operací až do doby jejich odstranění.
Příkazce operace je zaměstnanec oprávněný hospodařit s ucelenou částí rozpočtu. Na 2. LF UK je takovým zaměstnancem:
a) děkan, tajemník na základě opatření děkana, vedoucí pracoviště, řešitel grantu,
b) zaměstnanec 2. LF UK pověřený některou z osob uvedených pod písm. a) tohoto odstavce nakládáním s prostředky fakulty, konkrétního pracoviště, projektu nebo s jejich částí,
c) zaměstnanec 2. LF UK pověřený některou z osob uvedených pod písm. a) a b) jejich zastupováním pro případ nepřítomnosti těchto osob na pracovišti.
V pověření osob uvedených pod písm. b) a c) musí být jednoznačně vymezen rozsah delegovaných pravomocí.
Příkazce operace rozhoduje o uskutečnění operace, zadává objednávku, schvaluje cenu dodávky, ověřuje, zda fakturovaná cena materiálu nebo služby odpovídá ceně předem smluvené, zda souhlasí množství a kvalita. Potvrdí svým podpisem oprávněnost, nezbytnost a správnost připravované operace, ze které plynou výdaje nebo příjmy 2. LF UK.
Správce rozpočtu je pověřený zaměstnanec odpovědný za správu finančních prostředků 2. LF UK. Svým podpisem potvrdí dodržení schváleného rozpočtu, soulad operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky 2. LF UK. Správcem rozpočtu na 2. LF UK je vedoucí EO nebo jím pověřená osoba. V pověření musí být jednoznačně vymezen rozsah delegovaných pravomocí.
Hlavní účetní je zaměstnanec EO odpovědný za zaúčtování dokladů 2. LF UK. Svým podpisem potvrdí úplnost a náležitost předaných podkladů, zejména podle zákona o účetnictví a platné účtové osnovy UK, a porovnání rozsahu oprávnění příkazce operace a správce rozpočtu podle podpisových vzorů.
Čl. 3
Použité zkratky
2. lékařská fakulta Univerzity Karlovy 2. LF UK
Elektronická evidence tržeb EET
Ekonomický informační sytém EIS
Ekonomické oddělení EO
Opatření děkana OD
Opatření rektora OR
Oddělení technické podpory OTP
Personální a mzdové oddělení PaM
Správa majetku SM
Oddělení pro vědu a výzkum VaV
Čl. 4
Účetní doklady a druhy účetních dokladů
4.1. Náležitosti účetních dokladů
Účetní doklady jsou průkazné záznamy, které musí v souladu s § 11 zákona o účetnictví obsahovat:
a) Označení účetního dokladu.
Označení, že doklad patří 2. LF UK, a označení příslušné číselné řady dokladů.
b) Popis účetního případu a označení jeho účastníků.
Obsah účetního případu musí být zřejmý, to znamená, že musí být jasné, zda se jedná o pořízení materiálu nebo služeb, zda se jedná o dodávku dlouhodobého nebo krátkodobého majetku, jeho zhodnocení nebo uvedení do původního nebo použitelného stavu (tj. o investici nebo opravu) atd. Popis dodávky (zboží nebo služby) musí být co nejpřesnější a vždy v českém jazyce. Označením účastníků účetního případu se rozumí uvedení jejich správného označení (tak, jak je uvedeno v obchodním nebo živnostenském rejstříku), včetně IČO a DIČ dodavatele a odběratele.
c) Peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství.
d) Okamžik (datum) vyhotovení účetního dokladu.
e) Okamžik (datum) uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení.
f) Podpisové záznamy zaměstnanců odpovědných za nařízení (schválení) účetního případu, jeho věcné přezkoušení, formální správnost a zaúčtování.
Účetní doklady se vyhotovují bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možné určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5 zákona o účetnictví.
Daňový doklad a zjednodušený daňový doklad jsou účetní doklady s náležitostmi uvedenými v § 26 a následujících zák. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění (dále jen „zákon o DPH“).
4.2. Druhy účetních dokladů
Účetní doklady se dělí podle několika hledisek:
a) podle druhů – faktury vydané, faktury přijaté, příjmové pokladní doklady, výdajové pokladní doklady, bankovní doklady a interní doklady,
b) podle obsahu a místa vzniku – interní doklady, které zachycují pohyb majetkových složek uvnitř účetní jednotky, a externí doklady, které vyplývají ze styku účetní jednotky s vnějším světem; podle místa vystavení je charakterizujeme jako vydané nebo přijaté,
c) podle počtu dokumentovaných operací – jednotlivé (např. příjmový nebo výdajový pokladní doklad) a sběrné (shrnují údaje jednotlivých účetních dokladů dokumentujících stejnorodé hospodářské operace za delší čas).
Prvotní doklady musí zajišťovat věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladu. Neporušeností obsahu daňového dokladu se rozumí, že jeho obsah nebyl změněn. Daňový doklad musí být uchován v takové podobě, v jaké byl vystaven. To znamená, že na daňový doklad nesmí být umisťováno razítko podatelny či dopisovány jakékoliv poznámky, které by bránily čitelnosti původních údajů.
Čl. 5
Přezkušování účetních dokladů
Účetní doklady jsou přezkušovány ze dvou základních hledisek, věcného a formálního.
1) Z hlediska věcného se přezkušuje správnost údajů uvedených v účetních dokladech a přípustnost operací, tj. porovnávají se údaje uvedené na účetních dokladech se skutečností co do ceny, množství a kvality a dalších požadovaných parametrů. Dále je prováděna kontrola rozpočtového zatřídění a rozpočtového krytí dokladu. Věcnou správnost účetních dokladů přezkušují v rozsahu svých kompetencí příkazce operace, zaměstnanec příslušného oddělení děkanátu (je-li relevantní) a správce rozpočtu.
2) Z hlediska formálního se prověřuje oprávněnost zaměstnanců, kteří nařídili nebo schválili operace doložené účetními doklady a úplnost náležitostí předepsaných pro účetní doklady. Z formálního hlediska přezkušují účetní doklady zaměstnanci EO, v případě projektů zaměstnanci VaV a hlavní účetní. Oprávněnost zaměstnanců podepsaných na účetním dokladu se provádí porovnáním jejich podpisu s podpisovým vzorem.
Čl. 6
Účtový předpis
K důležitým formálním znakům účetního dokladu patří i účtový předpis, který definuje volbu souvztažnosti a podvojnosti. Tato informace je uložena v Ekonomickém informačním systému (EIS).
Čl. 7
Opravy účetních dokladů
Opravy účetních dokladů se provádějí v souladu s § 35 zákona o účetnictví. Oprava chybného údaje se provede např. přeškrtnutím, a to tak, aby původní údaj zůstal čitelný. Oprava musí být doplněna a stvrzena podpisem oprávněné osoby. V případě, že byla zjištěna chyba po zaúčtování daného účetního dokladu a již po předložení účetní závěrky za příslušné období, je nutné vyhotovit na opravu zvláštní účetní doklad, který se zaúčtuje jako nový účetní případ.
Čl. 8
Kontroly používané při oběhu dokladů
8.1 Kontrolní metody
Při procesu finanční kontroly se používají tyto kontrolní metody:
a) zjištění skutečného stavu hospodaření s veřejnými prostředky a jeho porovnání s příslušnou dokumentací,
b) sledování správnosti postupů při hospodaření s veřejnými prostředky,
c) šetření a ověřování skutečností týkajících se operací,
d) kontrolní výpočty,
e) analýza údajů ve finančních výkazech nebo jiných informačních systémech a vyhodnocení
jejich vzájemných vztahů.
8.2 Kontrolní postupy
Při procesu finanční kontroly se používají tyto kontrolní postupy:
a) schvalovací postupy zajišťují prověření podkladů připravovaných operací,
b) operační postupy zajišťují úplný a přesný průběh operací,
c) hodnoticí postupy zajišťují posouzení údajů o provedení prací,
d) revizní postupy zajišťují prověření správnosti vybraných operací.
8.3 Předběžná řídicí kontrola
Předběžná řídicí kontrola předchází rozhodnutí o schválení použití veřejných prostředků a spočívá v posouzení, zda plánované a připravované hospodářské operace odpovídají stanoveným úkolům, podmínkám a pravidlům. V této fázi všichni příslušní zaměstnanci vyhodnocují možná rizika plynoucí z případné realizace finanční operace a detailně prověřují soulad této operace s právními předpisy, smlouvami, schválenými rozpočty a projekty.
Část III
Čl. 9
Podpisové vzory
1) Vedoucí zaměstnanci a zaměstnanci určení tímto opatřením (viz část II, čl. 2) jako příkazci operace předloží na EO své podpisové vzory na formuláři (Příloha č. 1) neprodleně po nabytí své funkce. Vedoucí zaměstnanci a zaměstnanci určení tímto opatřením jako příkazci operace jsou povinni bez odkladu oznamovat veškeré změny podpisových oprávnění správci rozpočtu.
2) Veškeré podpisové vzory (včetně správce rozpočtu, hlavní účetní, zaměstnanců EO a ostatních oddělení děkanátu pověřených k přezkušování formální i věcné správnosti, placení a zaúčtování účetních dokladů) jsou uloženy u správce rozpočtu v knize podpisových vzorů.
3) Za archivaci podpisových vzorů odpovídá pověřený zaměstnanec EO.
4) Podpisové vzory a oprávnění k provádění bankovních operací jsou evidovány samostatně na formulářích a podle pokynů příslušné banky.
Část IV
Doklady při zajišťování dodávek zboží, prací a služeb
Čl. 10
Obecná ustanovení
1) Zajištění dodávek zboží a služeb musí být v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, v platném znění, a navazujícími univerzitními a fakultními předpisy a nařízeními.
2) Dodávky zboží a služeb jsou zajišťovány formou smluv (kupní smlouva, smlouva o dílo apod.), potvrzených písemných objednávek, nebo formou drobného nákupu.
3) Drobným nákupem (bez objednávky) se mohou nakupovat běžné provozní potřeby v hodnotě do 10 tis. Kč včetně DPH. Vyúčtování se provádí prostřednictvím formuláře EO „Vyúčtování drobného vydání“ (Příloha č. 2).
4) Na dodávky zboží a služeb v hodnotě nad 10 tis. Kč včetně DPH musí být vystavena a schválena příslušná písemná objednávka, dle části. IV, čl. 11.
Čl. 11
Objednávky (doklady typu O)
11.1 Předběžná řídicí kontrola
Předběžnou řídicí kontrolu provádějí před vznikem závazku příkazce operace a správce rozpočtu. Tato kontrola je zaznamenána v EIS.
11.2 Oběh objednávky
1) Objednávku vyhotovuje příkazce operace v EIS.
2) Fakturační adresa je vždy:
2. lékařská fakulta, Univerzita Karlova
V Úvalu 84
150 06 Praha 5
3) Příkazce operace předkládá objednávky ke schválení správci rozpočtu. Vyžaduje-li to charakter operace, předem objednávku schvaluje i příslušný zaměstnanec VaV (týká-li se projektů), referentka SM (týká-li se majetku) nebo zaměstnanec OTP (týká-li se informačních technologií).
4) Objednávku schválenou správcem rozpočtu příkazce operace zašle dodavateli, a to ve formě objednávky vyexportované z EIS nebo v jiné formě. V tom případě musí být tato jiná forma následně připojena k dané objednávce v systému EIS jako příloha.
5) Objednávky nad 50 tis. Kč bez DPH podléhají režimu dle zák. č. 340/2015 Sb., o registru smluv, v platném znění (dále jen „zákon o registru smluv“). Příkazce operace musí zajistit písemnou akceptaci takové objednávky dodavatelem a připojit ji k objednávce v EIS. Bez této akceptace nesplňuje objednávka podmínky pro zveřejnění v registru smluv a může být neplatná.
6) Zveřejnění v registru smluv zajišťuje odpovědný zaměstnanec EO.
7) Návod na tvorbu objednávek v účetním systému EIS je uveden na webu fakulty v sekci „Formuláře Ekonomického oddělení“.
8) Grafické znázornění postupu je v příloze č. 5a.
Část V
Oběh dokladů
Čl. 12
Označení druhů dokladů v EIS
označení druh dokladu
doklady B*** bankovní výpisy
doklady C*** zálohové faktury přijaté
doklady D*** dobropisy přijaté
doklady E*** pokladní doklady
doklady I*** interní doklady
doklady O*** objednávky vydané
doklady P*** faktury vydané
doklady R*** zálohové faktury vydané
doklady S*** jiné pohledávky
doklady Z*** faktury přijaté
Přidělení znaků X*** je specifikováno číselníkem v EIS.
Čl. 13
Faktury přijaté, zálohové faktury přijaté a dobropisy přijaté (doklady typu Z, C a D)
13.1. Faktury přijaté
13.1.1 Oběh přijatých faktur
a) Přijatou fakturu – doklad vystavený externím dodavatelem, případně součástí UK, přijímá v rámci fakulty zpravidla podatelna. Podatelna ji opatří datem přijetí a postoupí ji k vyřízení EO.
b) Zaměstnanec EO pověřený likvidací faktur (fakturantka) zahájí předběžnou řídicí kontrolu (po vzniku závazku). Provede formální kontrolu faktury, zapíše ji do knihy došlých faktur (tj. vloží data z faktury do EIS), spáruje fakturu s objednávkou, zkontroluje potvrzení objednávky dodavatelem (u částek nad 50 tis. Kč bez DPH) a vystaví likvidační list. Na likvidačním listě je uvedeno evidenční číslo faktury, typ faktury, středisko, zakázka a datum přijetí. Fakturantka zašle fakturu příslušnému příkazci operace k věcnému ověření.
c) Příkazce operace ověří zejména: věcnou a finanční správnost faktury; zohlední zařazení faktury v režimu DPH, označí, zda se jedná o hospodářskou, či nehospodářskou činnost (HOČ a NEHOČ) v souladu s OR 6/2015 a OR 40/2015, v platném znění, středisko a zakázku. Potvrdí správnost svým podpisem na likvidačním listě faktury (dle podpisového vzoru) a doručí fakturu zpět EO, a to nejpozději čtyři dny před splatností faktury.
d) Pokud jsou faktury adresovány přímo pracovišti nebo řešiteli projektu, přijímá je pracoviště nebo řešitel projektu a bezodkladně fakturu předá přímo příkazci operace. Příkazce operace zajistí kontrolu po formální i věcné stránce, připojí řádně vyplněný platební poukaz (Příloha č. 3) a potvrdí správnost údajů svým podpisem na platebním poukazu. Fakturu s platebním poukazem bezodkladně doručí EO.
e) Faktury, které nemají stanovené náležitosti (podle části II, čl. 4 odst. 4.1), jsou věcně nesprávné nebo na ně nebyla vystavena a schválena objednávka, vrátí EO (fakturantka) bezodkladně dodavateli. O této skutečnosti současně informuje příkazce operace.
f) Faktury odsouhlasené příkazcem operace (podle části. V, čl. 13 odst. 13.1.1 c) nebo d), které se týkají projektů, předá fakturantka ke kontrole VaV. Zaměstnanec VaV potvrzuje svým podpisem na likvidačním listě: dostatek finančních prostředků na příslušném projektu, a dále soulad s příslušnými rozpočtovými pravidly či rozpočtovou strukturou projektu. Po této kontrole předá fakturu ke kontrole správci rozpočtu.
Faktury odsouhlasené příkazcem operace (podle části. V, čl. 13 odst. 13.1.1 c) nebo d), které se netýkají projektů, předá fakturantka ke kontrole správci rozpočtu. Správce rozpočtu kontroluje dostatek finančních prostředků a soulad s příslušnými rozpočtovými pravidly.
g) Všechny faktury podléhají schválení tajemníka fakulty, který tak činí svým podpisem na likvidačním listě. Faktury nad 100 tis. Kč podléhají dále schválení děkana fakulty. Děkan tak činí svým podpisem na likvidačním listě. Schválené faktury jsou předány hlavní účetní.
h) Hlavní účetní zkontroluje úplnost všech náležitostí účetního dokladu, zaúčtuje ho do hlavní knihy (v souladu s platným účtovým rozvrhem), zaúčtování připojí k likvidačnímu listu, podepíše a doklad předá bankovní referentce k proplacení.
i) Po úhradě faktury vyznačí bankovní referentka na likvidačním listě faktury datum úhrady, připojí podpis a založí fakturu v určené číselné řadě podle typu faktury.
Grafické znázornění postupu je v příloze č. 5b.
13.1.2 Faktury přijaté na nákup nebo opravu majetku
a) V případě, že se jedná o pořízení majetku podléhajícího evidenci, postoupí fakturantka fakturu nejprve referentce SM k zaevidování. Referentka SM postupuje v souladu s Pravidly evidence majetku. Na likvidační list faktury vyznačí druh majetku.
b) Jedná-li se o fakturu za opravu, referentka SM zkontroluje, zda je opravovaný předmět v majetku 2. LF UK.
c) Referentka SM svoji činnost potvrdí podpisem na likvidačním listu faktury a předá fakturu k dalšímu zpracování.
13.1.3 Faktury přijaté ze zahraničí
Na fakturách ze zahraničí musí být uvedeny úplné podklady pro úhradu (tj. IBAN, SWIFT, celá adresa banky) a na platebním poukazu musí být uveden český komentář k obsahu faktury (např. druh zboží nebo služby).
13.2 Zálohové faktury přijaté
Pro zálohové faktury přijaté platí stejný postup jako v bodech uvedených v části V, čl. 13, odst. 13.1.
13.3 Dobropisy přijaté
Pro dobropisy přijaté platí stejný postup jako v bodech uvedených v části V, čl. 13, odst. 13.1.
Čl. 14
Vydané faktury, zálohové faktury vydané a dobropisy vydané (doklady typu P a R)
14.1 Vydané faktury
a) Vydané faktury za poskytnuté zboží či služby externím odběratelům, případně součástem UK (vnitropodnikové faktury) vystavuje výhradně EO.
b) Podklady pro fakturaci předává příkazce operace poskytující služby vedoucí EO. Každý podklad musí být podepsán příkazcem operace a musí obsahovat:
- adresu odběratelek,
- IČO, DIČ odběratele,
- specifikaci fakturovaných výkonů,
- datum poskytnutí plnění,
- fakturované množství, cenu a způsob jejího stanovení,
- dohodnutý způsob úhrady,
- termín splatnosti,
- další smluvně dohodnuté údaje, včetně přílohy (detailní rozpis fakturovaných výkonů apod.),
- středisko, které službu nebo zboží poskytuje a zakázku.
Příkazce operace je povinen dodat podklady včas tak, aby nedošlo k porušení zákona o DPH.
2. LF UK je plátcem DPH. Proto je povinna vystavit daňový doklad (fakturu) za poskytnuté
plnění nejpozději do 15 dnů od uskutečnění zdanitelného plnění (popř. do 15 dnů od přijetí
platby za toto plnění).
c) Hlavní účetní vystaví fakturu ve dvou originálech, zaúčtuje ji do hlavní knihy (v souladu s platným účtovým rozvrhem) a zaúčtování připojí k jednomu originálu faktury. Svým podpisem odsouhlasí úplnost všech náležitostí účetního dokladu. Fakturu kontroluje, schvaluje a podepisuje správce rozpočtu. Hlavní účetní ji založí i s přílohami v určené číselné řadě podle typu faktury.
d) Odeslání druhého originálu faktury na adresu odběratele zajišťuje hlavní účetní nebo příkazce operace.
Grafické znázornění postupu je v příloze č. 5c.
14.2 Vydané faktury zálohové
Pro zálohové faktury vydané platí stejný postup jako v bodech uvedených v části V, čl.14, odst. 14.1.
14.3 Dobropisy vydané
Pro dobropisy vydané platí stejný postup jako v bodech uvedených v části V, čl. 14, odst. 14.1.
Čl. 15
Jiné pohledávky (doklady typu S)
1) Jiné pohledávky jsou pohledávky vystavované za studenty, kterým byl na základě platného rozhodnutí děkana stanoven poplatek za studium v cizím jazyce, nebo kterým byl stanoven poplatek za delší studium na základě rozhodnutí rektora, případně jiné další pohledávky.
2) Podklady pro pohledávky za studium v cizím jazyce předává Studijní oddělení na EO. Na jejich základě vytvoří EO v EIS pohledávky.
3) Pohledávky za poplatek za delší studium jsou do EIS importovány ze Studijního informačního systému (SIS).
4) Správnost a úplnost pohledávek podle bodů b) a c) tohoto článku podléhá kontrole vedoucí Studijního oddělení.
e) O případných jiných dalších pohledávkách je vedena účetní evidence v EIS.
Čl. 16
Bankovní doklady (doklady typu B)
Bankovními doklady se pro účely tohoto opatření rozumí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů.
16.1 Podklady k příkazům k úhradě
16.1.1 Drobný nákup, provozní zálohy, zálohy na služební cesty
a) Požadavky na výplatu drobného nákupu (dle části IV, čl. 10 odst. 3.) se předkládají EO – fakturantce na předepsaném formuláři (Příloha č. 2 – Vyúčtování drobného vydání), k němuž jsou připojeny doklady prokazující nákup jednotlivých položek. Formulář je k dispozici na webových stránkách 2. LF UK. Řádně vyplněný formulář musí být podepsán příkazcem operace dle podpisového vzoru a v případě, že je žadatel odlišný od příkazce operace, také žadatelem.
b) Požadavky na výplatu provozních záloh a záloh na služební cestu se předkládají na EO – fakturantce na předepsaném formuláři (Příloha č. 4). Formulář je k dispozici na webových stránkách 2. LF UK. Řádně vyplněný formulář musí být podepsán příkazcem operace dle podpisového vzoru a v případě, že je žadatel odlišný od příkazce operace, také žadatelem.
c) Fakturantka na formuláři ověří správnost podpisů, zkontroluje náležitosti přiložených dokladů a provede početní kontrolu.
d) Doklady, které se týkají projektů, předá fakturantka ke kontrole VaV. Zaměstnanec VaV na formuláři potvrdí svým podpisem dostatek finančních prostředků na příslušném projektu, a dále soulad s příslušnými rozpočtovými pravidly či rozpočtovou strukturou projektu. Po této kontrole formulář předá ke schválení správci rozpočtu.
e) Při nákupu majetku formou drobného nákupu (dle části IV, čl. 10 odst. 3) nebo týká-li se nákup ochranných pomůcek, předá fakturantka formulář s připojenými doklady referentce SM. V případě nákupu majetku referentka SM postupuje podle části V, čl. 13 odst. 13.1.2 (přijatá faktura). Týká-li se nákup ochranných pomůcek, referentka SM ověří nárok zaměstnance na požadované ochranné pomůcky podle příslušné směrnice BOZP a nakoupené ochranné pomůcky zaeviduje do karty zaměstnance. Dodržení postupu potvrzuje referentka SM podpisem na formuláři a předá k dalšímu zpracování.
f) Po kontrole správcem rozpočtu a schválení tajemníkem fakulty je podklad předán bankovní referentce.
g) Bankovní referentka provede výplatu převodem na bankovní účet, který je uveden na formuláři.
16.1.2 Výplata stipendií
Stipendia se vyplácejí v souladu se Stipendijním řádem UK a dalšími navazujícími předpisy na základě pravomocného rozhodnutí děkana. Podklady pro výplatu stipendií předkládá Studijní oddělení nebo VaV nebo Oddělení Ph.D. studia. Podklad musí obsahovat jméno, příjmení studenta, výši stipendia, číslo jednací rozhodnutí děkana, odkaz na příslušný paragraf Stipendijního řádu UK, středisko, zakázku, č. bankovního účtu, datum a podpis příkazce operace.
16.1.3 Výplata cestovních náhrad
Požadavky na výplatu cestovních náhrad se řídí Opatřením děkana o poskytování a vyúčtování cestovních náhrad v platném znění.
16.2 Příkazy k úhradě
Příkazy k úhradě vystavuje pověřený zaměstnanec EO pouze z podkladů schválených podle pravidel tohoto opatření. Příkaz kontrolují, schvalují a podepisují zaměstnanci, kteří mají dispoziční právo k účtům u příslušné banky podle platných podpisových vzorů a propozic banky. Platby probíhají prostřednictvím internetového bankovnictví.
16.3 Výpisy z bankovních účtů
Výpis z účtu vystavuje banka elektronicky. Bankovní referentka průběžně (zpravidla každý pracovní den) stahuje výpisy transakcí na účtech prostřednictvím internetového bankovnictví. Následně provede kontrolu jednotlivých výdajových i příjmových položek uvedených ve výpisu na základě příslušných podkladů k jednotlivým platbám. Překontrolovaný výpis zaúčtuje a současně zkontroluje soulad počátečních a konečných stavů s účetním stavem. Bankovní výpis zakládá spolu s příslušnými doklady v určené číselné řadě podle jednotlivých bankovních účtů.
Grafické znázornění postupu je v příloze č. 5d.
Čl. 17
Pokladní doklady (doklady typu E)
17.1 Výdajové pokladní doklady
17.1.1 Podklady k výdajovým pokladním dokladům
Pravidla pro schválení pokladních výdajových dokladů jsou stejná jako při vyplácení bankou v části V, čl. 16, odst. 16.1.
17.1.2 Kontrola
Veškeré podklady pro výdejové doklady kontroluje a podepisuje správce rozpočtu a předává je do pokladny.
17.1.3 Vyplacení hotovosti a vystavení pokladních dokladů
a) Pokladní operace smí provádět jen zaměstnanec, se kterým byla uzavřena dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty podle § 252 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění (dále jen pokladní).
b) Výdajové pokladní doklady vystavuje pokladní v okamžiku fyzického výdeje peněz z pokladny. Pokladní vyplácí peněžní prostředky výhradně na základě podkladů schválených správcem rozpočtu. Správnost údajů na dokladu stvrdí pokladní svým podpisem.
c) Pokladní dokumentaci předává pokladní k zaúčtování hlavní účetní.
17.1.4 Zaúčtování a archivace
Hlavní účetní zkontroluje úplnost všech náležitostí účetního dokladu, zaúčtuje je do hlavní knihy (v souladu s platným účtovým rozvrhem), zaúčtování vytiskne, podepíše a založí.
Grafické znázornění postupu je v příloze č. 5e.
17.2 Příjmové pokladní doklady
a) Peněžní hotovost přijímá pokladní na základě podkladů, které identifikují původ přijaté částky a její účel, a jsou odsouhlaseny zaměstnancem Studijního oddělení nebo EO. Příjmový doklad vystavuje pokladní ve dvou vyhotoveních v okamžiku fyzického příjmu peněz do pokladny. Jedno vyhotovení příjmového dokladu předá plátci jako stvrzenku.
b) Při prodeji zboží a služeb, které podléhají zákonu č. 112/2016 Sb., o evidenci tržeb (EET), pokladní zašle elektronicky údaje o evidované tržbě správci daně a vystaví zákazníkovi účtenku v SW aplikaci k tomu určené. Pak vystaví příjmový doklad v účetním systému EIS a přiloží k němu kopii účtenky.
c) Pokladní dokumentaci předává pokladní ke kontrole správci rozpočtu, a poté hlavní účetní. Hlavní účetní zkontroluje úplnost všech náležitostí účetního dokladu, zaúčtuje je do hlavní knihy (v souladu s platným účtovým rozvrhem), zaúčtování vytiskne, podepíše a založí v určené číselné řadě podle typu pokladny.
Grafické znázornění postupu je v příloze č. 5f.
Čl. 18
Interní doklady (doklady typu I)
1) Interními doklady se rozumí především doklady zachycující ryze účetní operace týkající se zejména:
- zaúčtování předpisu mezd, odvodů zákonného pojištění a daně z příjmů fyzických osob,
- zaúčtování nákladů na cestovné,
- zaúčtování ostatních plateb zaměstnancům (v případě požadavku převodu na účet);
- zaúčtování předpisu odvodů DPH, silniční daně,
- zaúčtování odpisů dlouhodobého majetku,
- zaúčtování zařazení a vyřazení majetku,
- zaúčtování kurzových rozdílů,
- zaúčtování časového rozlišení nákladů a výnosů,
- zaúčtování plateb vyplývající z uzavřených smluv, na které není vystavena od dodavatele faktura (zálohy, nájemné apod.),
- zaúčtování dotací, včetně případných vratek,
- zúčtování výsledků fyzické a dokladové inventarizace.
2) Příkazcem operace je zaměstnanec, který předává podklady k zaúčtování. Hlavní účetní doklady zaúčtuje a zajistí archivaci. Správce rozpočtu doklady kontroluje. Správnost, úplnost a provedení kontroly stvrdí příslušní zaměstnanci svým podpisem podle podpisových vzorů.
Grafické znázornění postupu je v příloze č. 5g.
Čl. 19
Doklady pro vyplácení a účtování mezd
1) Podklady pro vyplácení a účtování mezd včetně příslušenství zpracovává PaM. Jedná se o:
- rekapitulace mezd,
- přehled o výši odvodu sociálního pojištění,
- přehled o výši odvodu zdravotního pojištění podle jednotlivých pojišťoven,
- hromadné příkazy do banky (např. k převodu mezd zaměstnanců),
- rekapitulace všech srážek.
2) Mzdové prostředky se vyplácejí převodem na bankovní účet, ve výjimečných případech na základě písemné žádosti mohou být vyplaceny v hotovosti na základě výplatních listin nebo žádostí o mimořádnou zálohu na mzdu, které zpracovává zaměstnanec PaM a kontroluje vedoucí PaM.
3) Za správnost a úplnost těchto dokladů odpovídá vedoucí PaM.
Čl. 20
Uspořádání a archivace účetních dokladů
Účetní doklady jsou důležitým průkazním materiálem, a proto musí být uspořádány a archivovány způsobem, aby při případné kontrole mohly být použity jako důkazní prostředek. Účetní doklady jsou uschovávány po dobu stanovenou zákonem o účetnictví, zákonem o DPH, zákonem č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, v platném znění a zákonem č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, v platném znění, případně dalšími pravidly poskytovatelů finančních prostředků. Účetní jednotka je povinna označit a uspořádat účetní doklady tak, aby bylo zřejmé, kterého účetního období se týkají, aby z nich byla zřejmá otázka odpovědnosti, obsahové a věcné správnosti.
Část VI
Čl. 21
Přechodná a závěrečná ustanovení
1) Stávající podpisové vzory pro oprávnění k ověření účetních dokladů zůstávají v platnosti s tím, že odpovědná osoba (případně zastupující zaměstnanec) se stává zároveň příkazcem operace ve smyslu tohoto opatření děkana.
2) Tímto předpisem se ruší Opatření děkana č. 18/2017.
3) Toto opatření nabývá platnosti dnem podpisu děkana a účinnosti dne 1.10.2021.
Přílohy:
1) Podpisový vzor
2) Vyúčtování drobného vydání
3) Platební poukaz
4) Žádost o vyplacení zálohy
5) Grafické znázornění oběhu dokladů
a. Oběh objednávek
b. Oběh došlých faktur
c. Oběh vydaných faktur
d. Oběh bankovních dokladů
e. Oběh výdajových dokladů
f. Oběh příjmových dokladů
g. Oběh interních dokladů
V Praze dne 22. 9. 2021
prof. MUDr. Vladimír Komárek, CSc.
děkan
