Metodické pokyny a manuály ke studiu

Všichni uživatelé se do SIS přihlašují prostřednictvím CAS. Pro přihlášení do SIS je tedy nezbytné mít platné přihlašovací údaje v CAS a mít přidělené oprávnění v SIS.

Oprávnění v SIS

Seznam vyučujících, školitelů, konzultantů, oponentů, členů komisí a oborových rad (dále jen uživatelů) je v SIS spravován správcem SIS 2. LF UK. Ten vybraným uživatelům přiděluje oprávnění pro práci se SIS. Kontakt na správce SIS pro 2. LF UK naleznete zde.

Pozn.: Uživatelům, kteří jsou pouze konzultanti studia/disertační práce studenta anebo oponenti disertační práce studenta se oprávnění nepřiděluje.

Přihlašovací jméno v SIS

Přihlašovacím jménem je login z CAS, namísto loginu lze používat osobní číslo (UKČO). K dispozici je vyhledavač loginu a UKČO.

Heslo v SIS

V SIS jsou osobní údaje (křestní jméno, příjmení a tituly) uživatelů aktualizovány dle WhoIS. K aktualizaci osobních údajů dochází jen u uživatelů s aktuálně platným vztahem (zaměstnání nebo externí spolupracovník) k fakultě zaevidovaným ve WhoIS.

Uživatelé se přihlašují heslem CAS. Platnost hesla v CAS je 365 dní. Změnou hesla v CAS se prodlužuje jeho platnost na dalších 365 dní. Pro změnu hesla postačuje v CAS přihlásit se přihlašovacím jménem (login nebo UKČO) a platným heslem. Nemáte-li či neznáte-li své platné heslo CAS, podívejte se prosím na odpověď níže.

Aktualizace osobních údajů v SIS

Osobní údaje studentů UK jsou evidovány přímo v SIS studijními referentkami příslušné fakulty/součásti UK, osobní údaje zaměstnanců UK jsou evidovány ve WhoIS příslušným personálním oddělením dané fakulty/součástí UK (pro účely editace osobních údajů jsou za zaměstnance UK považovány i osoby, jež byly v nedávné době zaměstnanci UK) a osobní údaje externích spolupracovníků jsou evidovány ve WhoIS personálními správci z jednotlivých pracovišť (ústavů/kateder/oddělení) fakulty/součástí UK.

V SIS jsou osobní údaje (křestní jméno, příjmení a tituly) uživatelů aktualizovány dle WhoIS. K aktualizaci osobních údajů dochází jen u uživatelů s aktuálně platným vztahem (zaměstnání nebo externí spolupracovník) k fakultě zaevidovaným ve WhoIS.

Časté otázky

V modulu „Výsledky zkoušek – prohlížení“ na záložce „Přehled výsledků zkoušek“ lze stáhnout výpis splněných povinností. Jedná se o dvojjazyčný dokument (česko-anglický).

Pokud by bylo třeba potvrzení v listinné podobě, tak kromě stávající možnosti získat jej na Oddělení Ph.D. studia je možné stáhnout si elektronicky podepsané PDF a to si nechat vytisknout a ověřit na CzechPointu („nechat provést konverzi do listinné formy“).

Postup na CzechPointu: Soubor lze přinést na flash disku nebo předem nahrát on-line do úschovny a na CzechPoint se dostavit jen s identifikačními údaji z úschovny.

V modulu „Osobní údaje v SIS“, na záložce „Tisk potvrzení“ si student může stáhnout potvrzení o studiu (a také potvrzení o průběhu studia, resp. o absolvování) s elektronickým podpisem. Pokud je požadováno potvrzení v angličtině, překlikněte si v pravém horním rohu z české na anglickou vlajku.

To lze následně předat třetí straně elektronicky – např. zaslat do banky či na úřad (e-mailem). Takto elektronicky podepsané PDF by podle zákonů (práva EU i Česka) mělo být bez problémů uznáváno.

Formulář potvrzení v listinné podobě je možné získat na Oddělení Ph.D. studia nebo si jej můžete vytisknout ze SIS (zvolte variantu bez elektronického podpisu) a nechat si jej na oddělení potvrdit. Formulář naleznete rovněž v sekci Formuláře a vzory na webových stránkách fakulty.

Údaje, které student může sám změnit

Ve webové aplikaci „Osobní údaje (O mně)“ na záložce „Změna údajů“ může student změnit tyto údaje, které jsou o něm v systému evidovány:

V anonymním režimu (tj. bez přihlášení) klikněte na ikonu „Pozvánky na státní zkoušky a obhajoby“. Ve filtru vyberte v rubrice „fakulta“ z nabídky variantu „2. lékařská fakulta“. Zde se objeví přehled vypsaných termínů. Rozkliknutím konkrétní pozvánky se zobrazí její detail. Modrý nápis „Zobrazení pozvánky“ (vlevo dole) slouží k jejímu otevření ve Wordu.

Upozorňujeme, že je nutné práci nejdříve nahrát a odevzdat v SIS a teprve potom odevzdat listinnou podobu na Oddělení Ph.D. studia. Jsou-li součástí disertace publikace, které nelze zveřejnit, tyto musejí být v elektronické verzi odevzdané formou přílohy. O prodloužení lhůty pro zveřejnění příloh na dobu tří let od obhajoby lze požádat před odevzdáním elektronické verze práce v SIS.

Návod pro uložení disertační práce do SIS:

Disertační práce se musí předložit v elektronické a listinné podobě, tedy dvojím způsobem. Podmínkou pro odevzdání listinné podoby práce je její předchozí odevzdání v elektronické podobě v SIS.

Prostřednictvím SIS student odevzdá:

Elektronickou podobu práce (totožnou s verzí tištěnou) vkládá student prostřednictvím SIS v aplikaci „Témata prací (Výběr práce)“ – viz dále návod, a to ve formátu dle čl. 5 OR č. 72/2017.

Student do SIS vloží:

• text disertační práce
• autoreferát
• abstrakt v českém a anglickém jazyce

Na Oddělení Ph.D. studia student odevzdá:

• Žádost o obhajobu disertační práce na tomto formuláři.
• Disertační práci 4× v tištěné podobě (v pevné vazbě)
•  Autoreferát v pdf formátu a rovněž v tištěné podobě (oboustranný tisk) v počtu 5 ks. Pokud jej příslušná OR požaduje. Požadavky konkrétních oborových rad naleznete v sekci Doktorské studijní programy.
• Separáty nejméně dvou publikací v impaktovaných vědeckých časopisech pdf formátu a 1× v tištěné podobě
• Seznam všech publikovaných prací souvisejících s disertační prací ve wordu nebo pdf formátu a 1× v tištěné podobě
• Doporučení školitele (není předepsán žádný formulář ani rozsah) a návrhy dvou oponentů (včetně kontaktních adres) v tištěné podobě
• Aktuální životopis 1× v tištěné podobě (podepsaný)

Jednotlivé kroky při vkládání práce do SIS:

1. Nejprve si student zkontroluje správnost základních informací o své práci uvedených v záhlaví.
2. Poté zkontroluje, příp. upraví údaje v oddílu „Editace práce“. Je třeba doplnit klíčová slova v českém i anglickém jazyce.
3. Pak teprve student k disertaci přiloží odpovídající soubory, a to zejména vlastní text práce, dále přílohu (má-li práce nějakou), autoreferát a abstrakty v českém i anglickém jazyce.
4. Správnost uložení souborů si zkontroluje student jejich následným stažením a prohlédnutím pomocí ikonky diskety (vlevo u daného souboru).

Důležitá upozornění:

• Text práce je přijímán pouze ve formátu PDF/A (verze 1a nebo 2u). Pokyny k vytvoření validního souboru jsou uvedeny níže v Návodu pro uložení disertační práce. Textové a obrazové přílohy k práci jsou primárně přijímány ve formátu PDF/A (verze 1a nebo 2u). Dále je možno využít formáty: JPEG, WAW, MP3, MPEG-2, MPEG-4, CSV, XML a plain text. Detailní informace obsahuje níže uvedený návod. V případě, že příloh k dané práci je více, je potřeba před jejich nahráním provést komprimaci do jednoho souboru formátu ZIP.
•  Ve výjimečných případech je možno odevzdat přílohu k práci i v jiném než schváleném formátu. Přílohu v neschváleném formátu doplňuje žádost. Další informace viz Návod pro uložení disertační práce.
•  Velikost přijímaných souborů je jednotlivě omezena přibližně na velikost jednoho CD, tj. 850 MB. V případě, že disertační práce, resp. její příloha přesahuje toto omezení, nahraje student do systému pouze vlastní text a abstrakty a přílohu dále předá fakultě na DVD nosiči nejpozději spolu s listinnou podobou práce.
• Odevzdání práce je možné až v okamžiku, kdy doběhnou úspěšně všechny kontroly na přípustný formát PDF/A.
• Pokud se vyskytnout s odevzdáním práce potíže, odkazujeme studenta na Poradnu. K požadavku je nezbytné přiložit soubor, který neprošel kontrolami.

Student odpovídá za správnost a úplnost odevzdané elektronické podoby práce a jejích příloh a za soulad (zejména obsahový) této podoby s její listinnou podobou. Závažný obsahový nesoulad elektronické a listinné podoby práce může být důvodem pro zahájení disciplinárního řízení.

Před odevzdáním práce student pečlivě zkontroluje, zda v SIS evidovaný jazyk a názvy práce odpovídají jazyku práce a názvu práce v listinné verzi. V případě neshody je nutné opravit v SIS všechny názvy práce (název v jazyce práce, anglický název práce a český název práce). Tato pole může editovat pouze Oddělení Ph.D. studia. Práce je považována za odevzdanou, pokud student v termínu odevzdal obě podoby práce. Datum odevzdání elektronické podoby práce zaznamená SIS automaticky. Pověřený pracovník oddělení zaznamená v SIS datum odevzdání listinné podoby práce.

V případě, že práce obsahuje údaje, jejichž zveřejnění na internetu není možné z důvodu autorských práv, patentové ochrany nebo jiné ochrany duševního vlastnictví, extrahuje student tyto údaje (například publikace vydané nebo v recenzním řízení, tabulky, sekvence, vzorce, detaily postupů) do přílohy práce. Uvedení části výsledků/metod v příloze nesmí ohrozit srozumitelnost práce jako celku. Školitel může podat žádost o odložení zveřejnění příloh práce v SIS, a to až na dobu tří let od termínu obhajoby. Pokud není možné data extrahovat tak, aby se nenarušila srozumitelnost práce, může školitel podat žádost o odložení zveřejnění celé práce na dobu tří let od obhajoby. Žádost lze podat od data přidělení práce do data odevzdání práce. Doporučujeme, aby studenti v případě publikací věnovali velkou pozornost informacím na tomto odkazu. Pokud by totiž vydavatelství umožňovalo zveřejnění publikací, případná žádost o odložení zveřejnění závěrečné práce by mohla být zamítnuta jako nepodstatná.

Student musí vložit text disertační práce i v případě, že je k práci podána žádost o odklad zveřejnění.

Návod pro vkládání elektronické verze práce

Nezapomeňte, že přidání souboru k práci sestává z několika kroků: nejdříve zvolte soubor na disku počítače (a použijete tlačítko „Ulož“ v obr. 2), následně po zobrazení názvu vkládaného souboru v položce „Vybraný soubor“ použijte tlačítko „Uložit vybraný soubor k práci“.

Odevzdání práce

Odevzdání elektronické verze práce proběhne po stisku tlačítka „Odevzdat práci“. Systém datum odevzdání automaticky zaznamená a zároveň je školitel o jejím odevzdání informován e-mailem, který je zaslán na jeho adresu evidovanou v SIS. Před odevzdáním práce doporučujeme velmi pečlivě zkontrolovat, zda jste omylem nezvolili nesprávné soubory (např. již neaktuální verze) a zda jazyk a název práce uvedené v SIS odpovídají tištěné verzi (při zjištění rozdílů záznam před odevzdáním opravte). Teprve pak zvolte odpovídající tlačítko. Po obhajobě práce má student možnost vložit k záznamu o práci v SIS soubor s případnými erraty, a to nejpozději do deseti pracovních dnů po konání obhajoby.

V případě technických nejasností kontaktujte prosím správce SIS, v ostatních případech Oddělení Ph.D. studia.

Čl. 11, odst. 14 Studijního a zkušebního řádu UK: „…Nedostaví-li se student k obhajobě disertační práce nebo ke státní doktorské zkoušce, na kterou je přihlášen, bez řádné omluvy, není klasifikován a termín obhajoby, resp. státní doktorské zkoušky propadá. O řádnosti omluvy rozhoduje děkan.“

Čl. 11, odst. 16 Studijního a zkušebního řádu UK: „Pokud všechny posudky nedoporučují disertační práci k obhajobě, může student od obhajoby před jejím konáním odstoupit. Termín obhajoby disertační práce propadá.“

V praxi mohou nastat tyto případy:

1. Student se rozhodne odstoupit od obhajoby podle čl. 11, odst. 16 Studijního a zkušebního řádu UK. Student musí podat Oddělení Ph.D. studia písemné sdělení o odstoupení z obhajoby. Termín obhajoby studentovi propadá.
2. Student se do termínu konání SDZ nebo obhajoby neomluví a ke zkoušce nebo obhajobě se nedostaví: termín studentovi propadá.
3. Student se do termínu konání SDZ nebo obhajoby neomluví nebo v den konání zjistí, že se nemůže zkoušky zúčastnit. Student neprodleně kontaktuje předsedu komise a Oddělení Ph.D. studia telefonicky a současně e-mailem. Omluví se a důvod omluvy následně doloží např. lékařskou zprávou Oddělení Ph.D. studia. Pokud děkan neúčast schválí jako odůvodněnou, Oddělení Ph.D. studia provede omluvu v SIS. Pokud je žádost shledána bezdůvodnou a je zamítnuta, termín studentovi propadá.
4. Student se předem omluví ze SDZ nebo obhajoby ze zdravotních či jiných důvodů. Student musí podat Oddělení Ph.D. studia písemnou žádost o omluvení z termínu SDZ nebo obhajoby. Pokud děkan omluvu schválí jako opodstatněnou, Oddělení Ph.D. studia provede omluvu v SIS. Pokud je žádost shledána bezdůvodnou a je zamítnuta, termín studentovi propadá.

V případě, že disertace obsahuje údaje, jejichž zveřejnění na internetu není možné z důvodu autorských práv, patentové ochrany nebo jiné ochrany duševního vlastnictví, budou takovéto údaje uvedeny v neveřejné příloze práce. Návrhy se podávají elektronicky prostřednictvím SIS.

Postup v SIS

Výše uvedená opatření nabízejí celkem 3 možnosti, jak omezit zveřejnění práce:

• návrh na prodloužení lhůty pro zveřejnění celé práce až na dobu 548 dní (od data obhajoby)

• návrh na trvalé vyloučení přílohy práce ze zveřejnění

• návrh na trvalé vyloučení celé práce ze zveřejnění​