Postup při podávání zahraničních grantů

Kdo podává zahraniční grant

Grant podáváte, jste-li koordinátor (vedoucí, hlavní řešitel apod.), ale i jako partner. Jakmile jste osloveni ze zahraničí vaším kolegou a poskytujete jakékoliv údaje o rozpočtu, personálních nákladech a kontaktních osobách – podáváte grant. Není to tedy jen v případě, že jste to vy, kdo mačká „submit“ nebo balí obálku, ale i v případě, že budete součástí větší skupiny.

Kdo vám pomůže s přihláškou

  1. Oddělení pro vědu a výzkum:
    o zahraniční granty se stará: Renáta Bourahi, tel. 224435828, e-mail: ,
    OP VVV má na starosti Pavla Kačmárová, tel. 22443 5826, e-mail: .
  2. Podpora přes rektorát – soutěž o externí firmu, která vám připraví přihlášku.
  3. Projektový manažer i po dobu projektu – u OP a jiných administrativně náročných projektů.

Jste-li potencionálním koordinátorem, sledujte na stránkách rektorátu periody vhodné k přihlášení do systému umožňující vám využít podporu soukromé odborné firmy pro přípravu projektů. Termíny k přihlášení jsou vždy před otevřením výzev, musíte tedy dopředu nastudovat Work Programme jednotlivých priorit. Kontakt na tuto firmu vám můžeme zprostředkovat i my.

Jak postupovat při podávání přihlášky:

  1. ujasněte si, o jaký typ programu jde,
  2. základní otázky: spolufinancování ANO/NE, můžu žádat o dofinancování ANO/NE,
  3. vyžádejte si od grantového podklady: mzdy, ujasnění typů nákladů, možnosti grantu,
  4. zjistěte přibližný rozpočet (sumu peněz) a možnosti spoluúčasti: fiktivní/reálná nebo dofinancování,
  5. podejte žádost do kolegia děkana.

V případě, že vám bude grant kolegiem schválen... musíme si říct podstatné věci k přípravě projektu:

  • Kde se najdou „Financial Guidelines“.
  • Kolik máme času – kdy je deadline.
  • Potřebujeme údaje další strany (popř. podpisy), povinné přílohy.
  • Kdo projekt podepíše.
  • Vystačíme si při podávání přihlášky a v případě úspěchu grantu spolu, nebo je potřeba sehnat „project managera“?

     

Jak postupovat po obdržení grantu:

Dodejte ke grantu základní podklady (smlouva, rozpočet...) a ujasněte si s Grantovým oddělením následující body:

  • Periodické zprávy – kdy se podává, na jakých formulářích, jaký kurz se vykazuje.
  • Způsob výkazu nákladů  – souhrnně, nebo položkově.
  • Věcná zpráva + uznání nákladů od EK – nutno vždy dodat na Grantové oddělení, které podklady předá – a) účtárně a v případě dofinancování i b) MŠMT.

FINÁLE – hlídat zadaný poměr mezi položkami, povinnou spoluúčast a rozpočet v EUR, doplatek od EK (bohužel někdy až 2 roky).

Režie je k dispozici řešitelům ve výši 30 % (dle Opatření děkana č. 9/2015) z celkové částky na režii z plně financovaného grantu, jinak nutná úprava (snížení částky nebo případně odebrání režie celé). Do režie se účtuje neuznatelná část výdajů – např. DPH.

dofinancování projektu na MŠMT žádá pouze fakulta ve spolupráci s řešitelem. Žádat můžeme, až když máme podepsanou smlouvu mezi EK a koordinátorem a podepsaný přístupový formulář. Rozpočet v žádosti je informace pro plánování do státního rozpočtu, poraďte se tedy s Grantovým oddělením jak vhodně dofinancování rozložit.

Správné vedení grantu

Základem je rozložení WP, které ovlivňuje:

  1. vyplácení mezd,
  2. výkaz pracovních hodin,
  3. výkaz aktivit,
  4. objem peněz pro jednotlivá období.

Vytvořte si spolu s Grantovým oddělením přehledný graf, kdy a v jakých kategoriích lze čerpat zejména mzdové náklady. (Pozn. – pozor na uzavírání úvazků, neběží-li WP kontinuálně). Výkazy práce musí odpovídat člověkohodinám přiděleným v dané kategorii. Bez výkazů práce nebude mzda z grantu vyplacena.

Budeme po vás požadovat spoustu podkladů a dokladů o zaplacení, a to zejména kvůli auditu.

Doporučení

 

Různorodost a administrativní náročnost grantů vzrůstá s množícími se typy grantů. Fakulta by si měla zachovat nadhled a jejími úkoly by měly být: kontrola vašich smluv, vyplněných údajů na formulářích, výkazů, kontrola s účetnictvím, dofinancování, audit, celková kontrola čerpání.

K vyhlášenému programu lze většinou najít i vhodná školení, neváhejte a přihlaste se na ně, doporučujeme např. velmi dobře připravená školení od Technologického centra AV ČR.

Při identifikaci základních pravidel grantu se zaměřte především na:

  • způsob vykazování, jaké kurzy EUR budou použity,
  • zda jsou koeficienty na cestovné, hranice pro mzdy,
  • pořizujete-li majetek, jak bude zaplacen: jako odpisy zařízení dle ČL a doby používání, nebo investice jako taková,
  • definice kategorií nákladů (uznatelných) a jejich vzájemný % poměr,
  • je-li potřeba dělat výběrová řízení dle ČL nebo jiných předepsaných pravidel, případně také na materiál, služby (subkontrakty),
  • je potřeba separátní účty, jsou pro grant uznatelné poplatky za účet, úroky?
  • můžeme účtovat na grant včetně DPH?
  • kdo je pro poskytovatele statutár – rektor, děkan, stačí získat podpisové právo?

 

... a s heslem „bez Grantového ani ránu“ – k nám přijďte zaklepat na dveře.

Vydáno: 17. 9. 2014 / Poslední aktualizace: 22. 5. 2018 / Odpovědná osoba: Ing. Renáta El Bourahi