Opatření děkana č. 12/2009

Opatření děkana č. 12/2009

oběh účetních dokladů od 1. 10. 2009
 
Čl. 1
Úvod

 

V souladu s ustanovením zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, který stanoví rozsah a způsob vedení účetnictví a jeho průkaznosti a vyhlášky č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, se vydává toto opatření, které upravuje oběh a zpracování účetních dokladů na Univerzitě Karlově v Praze, 2. lékařské fakultě (dále jen „2. LF“).
 
 

Čl. 2
Obecná ustanovení

 

2.1.

Účelem tohoto opatření je zajistit vytvoření předpokladů ke správnému, úplnému, průkaznému, srozumitelnému, přehlednému a včasnému vedení účetnictví způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.
 

2.2.

Pro účely tohoto opatření se oběhem účetních dokladů rozumí plynulý proces od vyhotovení nebo přijetí účetního dokladu přes jeho ověřování (přezkušování) a zaúčtování až po jeho archivaci. Na tomto procesu se podílejí jak pracovníci Ekonomického oddělení (dále jen „EO“), tak pracovníci ostatních pracovišť, kteří přímo ovlivňují úplnost a pravdivost účetních údajů, jejich kvalitu a vypovídací schopnost a včasné a dochvilné předložení dokladu k účetnímu zpracování.
 

2.3.

Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat tyto náležitosti:

  1. číslo a označení účetního dokladu,
  2. popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků,
  3. peněžní částku nebo údaj o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
  4. datum vyhotovení účetního dokladu,
  5. okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d),
  6. podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Náležitosti účetního dokladu mohou být umístěny i v příloze účetního dokladu.
 
 

 

Čl. 3
Ověřování a přezkušování účetních dokladů

 

3.1.

Účetní doklady se přezkušují z hlediska:

  1. věcného, tj. správnosti (i početní) údajů obsažených v účetních dokladech (kontrola souladu účetní operace s obecně závaznými i interními předpisy, existenci operace a její oprávněnost). Přezkušování z hlediska věcného provádí příslušní odpovědní pracovníci, kteří si toto zboží či služby objednali. Tito pracovníci svým podpisem na účetním dokladu potvrzují, že fakturované zboží či služby skutečně převzali v požadovaném množství a kvalitě a že souhlasí i účtovaná cena. Tímto potvrzením účetního dokladu přebírají odpovědnost za věcnou správnost.
  2. formálního, tj. kontrola úplnosti všech náležitostí účetních dokladů předepsaných zákonem o účetnictví vč. ověřování podpisů dle podpisových vzorů. Toto přezkušování provádí pracovníci EO před zúčtováním účetních dokladů. Pokud pracovník zjistí, že účetní případ není v souladu s platnými právními předpisy a vnitřními předpisy organizace, je povinen neprodleně o tom prokazatelným způsobem uvědomit nadřízeného pracovníka.
     

 

3.2.

Přehled typů účetních dokladů
doklady B***

bankovní výpisy
doklady C***

zálohové faktury dodavatelské
doklady D***

zálohové faktury odběratelské
doklady E***

pokladní doklady
doklady I***

interní doklady
doklady P***

faktury odběratelské (pohledávky 2. LF)
doklady Z***

faktury dodavatelské (závazky 2. LF)
 
 

Čl. 4
Oběh účetních dokladů

 

4.1.

Příjem dokladů probíhá především prostřednictvím podatelny 2. LF. Další možností je přímé předání dokladů odpovědnému pracovníkovi Ekonomického oddělení, který provede přezkoumání dokladů z hlediska formálního a z hlediska početní správnosti. V případě nedostatků vrací doklady pracovníkům odpovědným za účetní případ zpět k doplnění či opravě. Pokud přijaté doklady splňují všechny formální náležitosti, postupuje zpracování dokladu podle povahy účetního případu.
 

4.2.

Dodavatelská faktura (přijatá faktura)

  4.2.1

Doklad vystavený externím dodavatelem, případně součástí UK v Praze (vnitropodnikový doklad) přijímá v rámci fakulty podatelna, která jej postoupí k vyřízení Ekonomickému oddělení.

4.2.2

Na každé požadované zboží nebo službu musí být předem vystavena a schválena objednávka.

4.2.3

Pracovník EO pověřený likvidací faktur (fakturantka) provede formální kontrolu, zaznamená datum převzetí EO, zapíše do knihy došlých faktur (tj. vloží data z faktury do účetního programu) a vystaví likvidační list. Na likvidačním listu je uvedeno evidenční číslo faktury, typ faktury, středisko, zakázka a datum přijetí. Zašle faktury kompetentním pracovištím nebo řešitelům projektů (pověřenému pracovníkovi) k věcnému ověření. Ti stvrdí správnost svým podpisem dle podpisových vzorů a doručí fakturu zpět Ekonomickému oddělení.

4.2.4

Pokud jsou faktury adresovány přímo pracovišti nebo řešiteli projektu, přijímá je pracoviště nebo řešitel projektu. Zajistí prvotní kontrolu po formální i věcné stránce, doplní řádně vyplněný platební poukaz, stvrdí správnost svým podpisem dle podpisových vzorů a bezodkladně doručí Ekonomickému oddělení.

4.2.5

U faktur ze zahraničí musí být uvedeny úplné podklady pro úhradu (IBAN, SWIFT nebo celá adresa banky) a český překlad nebo komentář v češtině.

4.2.6

Faktury, které nemají stanovené náležitosti nebo jsou věcně nesprávné, vrátí fakturantka bezodkladně dodavateli.

4.2.7

Faktury odsouhlasené pověřeným pracovníkem, které se týkají projektů, předá fakturantka Grantovému oddělení.

4.2.8

Pracovnice Grantového oddělení stvrdí svým podpisem jednak dostatek finančních prostředků na příslušném projektu a dále soulad s příslušnými rozpočtovými pravidly či rozpočtovou strukturou projektu a předá je ke kontrole vedoucí EO.

4.2.9

U faktur, které se netýkají projektů, kontroluje dostatek finančních prostředků a soulad s příslušnými rozpočtovými pravidly vedoucí EO.

4.2.10

Tajemnice podpisem schvaluje všechny faktury a poté jsou předány bankovní referentce k proplacení. Faktury nad 100 tis. Kč je třeba před proplacením předložit ke schválení děkanovi.

4.2.11

Po proplacení faktury zapíše bankovní referentka na likvidační list faktury datum úhrady a předá fakturu k zaúčtování.

4.2.12

Účetní zkontroluje úplnost všech náležitostí účetního dokladu, na likvidačním listu zapíše předkontaci, zaúčtuje do hlavní knihy a doklad založí i s přílohami v určené číselné řadě podle typu faktury.

4.2.13

V případě, že se jedná o pořízení majetku podléhajícího evidenci, postoupí fakturantka fakturu nejprve referentce pro správu majetku (SM) k zaevidování. Referentka (SM) na likvidační list faktury stvrdí svým podpisem druh majetku a předá zpět fakturantce. Současně vystaví – v případě pořízení DHM nebo DNM Protokol o zařazení, doplní inventární číslo a údaje z faktury a ve 2 vyhotoveních zašle příslušnému útvaru k potvrzení o převzetí. Zároveň s vyhotoveným Protokolem zašle evidenční štítek příslušného majetku.

4.2.14

Přejímající útvar doplní Protokol o technické údaje (výrobní číslo, event. další bližší údaje, pokud nejsou uvedeny na faktuře), zajistí podpisy odpovědných pracovníků (tj. vedoucího pracoviště, pracovníka přejímajícího předmět do užívání, event. technika, zajišťujícího v případě potřeby připojení či uvedení do provozu) a vrátí jedno vyhotovení Protokolu zpět na Ekonomické oddělení referentce SM.

4.2.15

Referentka SM po stvrzení Protokolu jej předá účtárně k zaúčtování.
 

4.3.

Odběratelská faktura (vydaná faktura)

  4.3.1

Odběratelské faktury za poskytnuté zboží či služby externím odběratelům, případně součástem UK v Praze (vnitropodnikové faktury) vystavuje výhradně Ekonomické oddělení.

4.3.2

Podklady pro fakturaci předávají pracoviště poskytující služby, případně zboží vedoucí EO. Podklad musí obsahovat adresu, IČ, DIČ odběratele, specifikaci fakturovaných výkonů (zboží), datum poskytnutí plnění, fakturované množství, cenu a způsob jejího stanovení, dohodnutý způsob úhrady, termín splatnosti a další smluvně dohodnuté údaje včetně přílohy (detailní rozpis fakturovaných výkonů apod.). Podklad musí obsahovat středisko, které službu nebo zboží poskytuje a podpis oprávněného pracovníka dle podpisových vzorů. 2. LF je plátcem DPH, a proto je povinna vystavit daňový doklad za poskytnuté plnění nejpozději do 15 dnů od uskutečnění zdanitelného plnění nebo do 15 dnů od přijetí platby za toto plnění.

4.3.3

Účetní vystaví fakturu, předá ji ke schválení vedoucí EO a zaúčtuje. Odeslání originálu faktury na adresu odběratele zajišťuje zpravidla účetní, eventuelně na požádání předává pracovišti, které doručení faktury odběrateli zajistí.
 

4.4.

Výdajové pokladní doklady

  4.4.1

Požadavky na výplatu v hotovosti se předkládají na EO fakturantce na předepsaném formuláři (Příloha 2), který je k dispozici na webových stránkách 2. LF. K němu jsou připojeny doklady prokazující jeho jednotlivé položky. Rovněž musí obsahovat, středisko, číslo projektu, datum a podpis oprávněného pracovníka dle podpisového vzoru.

4.4.2

Fakturantka ověří správnost podpisů dle podpisových vzorů, zkontroluje náležitosti přiložených dokladů a provede početní kontrolu.

4.4.3

Doklady, které se týkají projektů, předá fakturantka Grantovému oddělení.

4.4.4

Pracovnice Grantového oddělení stvrdí svým podpisem jednak dostatek finančních prostředků na příslušném projektu a dále soulad s příslušnými rozpočtovými pravidly či rozpočtovou strukturou projektu a předá je ke kontrole vedoucí EO.

4.4.5

U dokladů, které se netýkají projektů, kontroluje dostatek finančních prostředků a soulad s příslušnými rozpočtovými pravidly vedoucí EO.

4.4.6

Při nákupu majetku v hotovosti předá fakturantka vyúčtování s pokladním dokladem k zaevidování referentce SM – postup viz dodavatelská faktura.

4.4.7

Odsouhlasené podklady podepíše vedoucí EO a předá je do pokladny.

4.4.8

Výdajové pokladní doklady vystavuje pokladní v okamžiku fyzického výdeje peněz z pokladny. Pokladní vyplácí peněžní prostředky výhradně na základě podkladů schválených vedoucí EO a tajemnicí.

4.4.9

Výplatu mzdových prostředků na základě výplatních listin nebo žádostí o mimořádnou zálohu na mzdu odsouhlasí mzdová účetní a schvaluje tajemnice.

4.4.10

Pokladní dokumentaci předává pokladní k zaúčtování účetní.
 

4.5.

Příjmové pokladní doklady

  4.5.1

Peněžní hotovost přijímá pokladní na základě podkladů, které identifikují původ přijaté částky a její účel a jsou odsouhlaseny pracovnicí ze Studijního či Ekonomického oddělení. Příjmový doklad vystavuje pokladní ve dvou vyhotoveních v okamžiku fyzického příjmu peněz do pokladny. Jedno vyhotovení příjmového dokladu předá plátci jako stvrzenku.

4.5.2

Pokladní dokumentaci předává pokladní k schválení tajemnici a poté k zaúčtování účetní.
 

4.6.

Výpisy z účtů u peněžních ústavů

  4.6.1

Výpis z účtu vystavuje peněžní ústav, termíny a způsob předání jsou upraveny smlouvami s příslušným peněžním ústavem. Za fakultu přejímá ve sjednaných lhůtách bankovní výpisy bankovní referentka, která si kromě toho průběžně stahuje výpisy transakcí na účtech prostřednictvím internetového bankovnictví. Následně provede kontrolu jednotlivých výdajových i příjmových položek uvedených ve výpisu na základě příslušných podkladů k jednotlivým platbám. Překontrolovaný výpis zaúčtuje a současně zkontroluje soulad počátečních a konečných stavů s účetním stavem. Bankovní výpis zakládá spolu s příslušnými doklady v určené číselné řadě podle jednotlivých bankovních účtů.

4.6.2

Příjem plateb na účet fakulty prostřednictvím šeku: bankovní referentka přijme šek, vyplní na základě předložených podkladů příkaz k inkasu šeku, zajistí dva podpisy osob s podpisovým oprávněním a předloží peněžnímu ústavu k proplacení.
 

4.7.

Interní doklady

  4.7.1

Interními doklady se rozumí především doklady zachycující ryze účetní operace týkající se zejména:

  • zaúčtování předpisu mezd, odvodů zákonného pojištění a daně z příjmů fyzických osob
  • zaúčtování nákladů na cestovné
  • zaúčtování předpisu odvodů DPH, silniční daně
  • zaúčtování odpisů dlouhodobého majetku
  • zaúčtování zařazení a vyřazení majetku
  • zaúčtování kurzových rozdílů
  • zaúčtování časového rozlišení nákladů a výnosů
  • vyúčtování záloh
  • zaúčtování dotací včetně případných vratek
  • zúčtování výsledků fyzické a dokladové inventarizace
     
     

 

Čl. 5
Zmocnění pracovníků nařizovat a schvalovat hospodářské a účetní operace

 

5.1.

Oprávnění potvrzovat a schvalovat věcnou správnost účetních dokladů mají:

  1. vedoucí pracovníci – pro hospodářské operace na svém pracovišti do výše přidělených prostředků podle podpisových vzorů
  2. řešitelé a koordinátoři vědeckých projektů do výše přidělených finančních prostředků na jednotlivé projekty,
  3. další pracovníci odpovědní za ostatní akce, kterým bylo přiděleno samostatné zúčtovací středisko dle předložených rozpočtů.
     

 

5.2.

Podpisové vzory musí být předloženy na EO nejpozději s prvním požadavkem na proplacení faktury nebo pokladního dokladu.
 

5.3.

Dispoziční oprávnění pro bankovní účty a výběry v hotovosti mají:

  • děkan
  • tajemnice
  • vedoucí Ekonomického oddělení
  • účetní
  • bankovní referentka
  • pokladní
  • vedoucí Studijního oddělení
     

 

5.4.

Dispoziční oprávnění pro schvalování hospodářských operací a čerpání rozpočtových a mimorozpočtových prostředků mají:

  1. děkan
    • pro všechny hospodářské operace bez omezení.
  2. tajemnice
    • provozní i kapitálové prostředky do 100 000,– Kč bez omezení
    • provozní i kapitálové prostředky nad 100 000,– Kč společně s děkanem
       

 

Čl. 6
Závěrečná ustanovení

 

6.1.

Vedoucí EO odpovídá za tvorbu, doplňování a provádění úprav oběhu účetních dokladů a provádí jeho průběžnou kontrolu.
 

6.2.

Opatřením o oběhu účetních dokladů jsou povinni se řídit a její ustanovení dodržovat všichni zaměstnanci, kteří z titulu své pracovní náplně mají za povinnost podílet se na vystavování, schvalování a oběhu účetních dokladů.
 

6.3.

Toto opatření nabývá účinnosti dnem vydání.
 

6.4.

Tímto opatřením se ruší platnost směrnice o oběhu účetních dokladů ze dne 30. 6. 1999.
 
 

V Praze dne 1. 10. 2009
 

  doc. MUDr. Ondřej Hrušák, Ph.D.
děkan 2. LF
 

Přílohy:

  1. Stručný popis pracovního postupu a odpovědnost za účetní případy, vyplývající z funkcí a pracovních náplní
  2. Formulář tabulka na drobná vydání
Platnost a účinnost
Platnost: 1. 10. 2009
Účinnost: od 1. 10. 2009
Gestor: Ekonomické oddělení
Zrušeno: OD 18/2017
Vytvořeno: 1. 10. 2009 / Upraveno: 20. 2. 2019 / Odpovědná osoba: Ing. Rita Zdrubecká